Zeitmanagement für Scanner-Persönlichkeiten Teil 2 - 7 Denkfallen & 7 Power-Prinzipien für die etwas andere Produktivität!

Wir Scanner haben ganz spezielle Bedürfnisse, wenn es um Zeitmanagement & Produktivität geht. Wenn wir uns in einem Thema, in einer Begeisterung, einer unserer vielen Interessen verlieren, vergeht die Zeit wie im Flug. Fluch und Segen gleichzeitig.

Denkst du dir auch manchmal: „Warum hab ich das so lange aufgeschoben?“, „Warum schaff ich es nie, Dinge rechtzeitig zu erledigen?“, „Ich muss einfach noch besser, noch produktiver, noch ausdauernder, noch disziplinierter, noch schneller usw. werden“... kennst du diese Sprüche? Geistern die auch manchmal in deinem Kopf herum?

Letzte Woche, hab ich dir in einem kurzen Video ja mein wichtigstes Prinzip von Zeitmanagement verraten. Diese Woche möchte ich dir 7 weitere Power-Prinzipien für mehr Zeit & Energie vorstellen. Ganz einfache Tricks, die sogar für Zeitmanagement-Verweigerer leicht umsetzbar sind und uns den Alltag erleichtern. Die Liste kannst du dir am Ende des Artikels als Infographic kostenlos herunterladen.

Allerdings erzähle ich hier immer von einem „es muss doch auch anders gehen“-Weg und irgendwann hab ich mir ja die „was wäre wenn“-Frage gestellt, daraufhin alle „muss, soll und sollte“ über Board geworfen und mit LifeDesign (das Leben gestalten) eine neue Lebensweise begonnen. Daher ist für mich Produktivität keinesfalls gleichzusetzen mit „noch mehr in noch kürzerer Zeit schaffen“, „höher, weiter, schneller“ usw. Dafür gibt es bereits genug „Experten“, die sich um die steigende Burnout-Rate kümmern. Stattdessen möchte ich dir, bevor ich dir meine Produktivitäts-Tipps verrate, noch von 7 Denkfallen erzählen, die es zu überwinden gilt, wenn du dein Leben wirklich selbstbestimmt mit Leichtigkeit und viel Freude genießen willst!

Erlauben wir uns also einen kleinen Blick hinter die Kulissen von Zeitmanagement & Produktivität. Auf eine etwas andere Art und Weise. Hier sind 7 häufige Denkfehler...

1. Pläne & Perfektionismus

„Wenn ich einen Plan mache oder mir etwas vornehme, dann muss das auch zu 100% genau so erfüllt werden“. Ja wir ambitionierten Frauen und Männer machen es uns schon schwer 🙂 Wenn ich natürlich ganz genaue Vorstellungen habe, wie etwas zu sein hat, braucht die ständige Kontrolle dessen und das Kurs halten klarerweise ganz schön viel Energie.

JA, ich brauche Ziele und es ist gut zu wissen, wo ich hin möchte und natürlich sollten sie messbar, terminiert usw sein, damit ich weiß wann ich dort angekommen bin (SMART-Ziele.. falls das jemand noch nicht kennt). Aber ich verrate dir jetzt etwas: Seitdem ich nicht mehr so verbissen bin und mich selbst unter Dauerdruck setze, erreiche ich meine Ziele leichter und spielerischer. Ich habe bessere Ergebnisse und bin zufriedener. Ich habe mir angewöhnt, meine Ziele zu formulieren und dann „los zu lassen“ und an das Universum zu übergeben. Ich habe mir angewöhnt „zu Vertrauen“ und fühle einen inneren Zustand von Sicherheit, dass das Bestmögliche geschehen wird und dass etwas auf das ich ausgerichtet bin, auch so (oder so ähnlich – wie es für das Wohl aller am besten ist) eintreten wird.

Lass starre Pläne beiseite

Das WIE genau ergibt sich unterwegs. Das ist ein bisschen wie die Flugzeug-Methodik: ein Flugzeug ist zu 99% der Zeit nicht auf seinem eigentlichen Kurs, gleicht das aber durch gelegentliche Kurskorrekturen unterwegs immer wieder aus. Ankommen tut es trotzdem pünktlich und am richtigen Zielflughafen.

Wenn du dir einen Zielzustand setzt und dich darauf ausrichtest, z.B. durch Visualisierung – also dir vorstellst wie es sich anfühlt wenn das Ziel schon erreich ist – dann hast du genug Energie, Freude und Freiheit, dich der Sache produktiv anzunehmen. Überleg dir dazu noch ein paar Meilensteine, aber lass die minutiöse Planung beiseite.

Das ist auch der Grund, warum die meisten genau ausgetüftelten Pläne, die wir machen, nicht klappen. Irgendwann fällt uns etwas anderes ein, oder wir sind so überanstrengt unseren genauen Plan einzuhalten, dass wir irgendwann den gesamten Plan über Board werfen (Diäten.. klingelt es da bei jemandem? Morgens um 8:07 Vitamin E nehmen, um 8:09 ein Proteinshake, um 8:10 ein Smoothie und auf keinen Fall Schokolade!). Vergiss ganz genaue und strikte Pläne und fange lieber an wahrzunehmen, wie du Ziele bis jetzt am besten erreicht hast. Ich beispielsweise entwickle ziemlich schnell Widerstände, sobald sich ein „muss“, „sollte“ oder „unbedingt“ zu einer Aufgabe dazugesellt, also lasse ich mir für die Umsetzung tatsächlich sehr viele Freiheiten und fokussiere mich stattdessen auf den gewünschten Endzustand. Baue ruhig deine Bedürfnisse und deine Stärken in deine Arbeitsweise ein und du wirst Ziele dadurch viel intuitiver und leichter umzusetzen. Ansonsten läufst du Gefahr aus deinem eigenen starren Plan auszubrechen... vor allem wenn du eine vielbegabte oder hochsensible Scanner-Persönlichkeiten bist, die lieber im Flow arbeitet, von Intuition und Gefühlen geleitet 🙂 Und glaube mir: wir Scanner können mit frei fließender Umsetzungskraft Berge versetzen!

2. Selbstvorwürfe & Erwartungen

Weiters ist mir aufgefallen, dass jedes mal, wenn ich „versagt“ habe – also wenn ich von meinem Plan abgewichen bin oder etwas nicht genau so geworden ist, wie ich mir das vorgestellt hätte,  usw. – das eigentliche „Versagen“ gar nicht SO schlimm war. Das schlimmste daran war die Geschichte, die mir mein Verstand dazu erzählt hat. Und das hatte oft zur Folge, dass ich nicht besonders gut mit mir selbst umgegangen bin. Ich habe mit mir gehadert, mir Vorwürfe gemacht, „schon wieder versagt“, das nächste mal erwartet ich „mehr“ usw.

Ganz schön anstrengend. Und genau das ist es, was Zeit & Energie kostet. Ich sage nicht, dass man die Dinge nicht auch einmal hinterfragen oder optimieren soll, aber während ich mich schlecht fühle, mich in meinen unerfüllten Erwartungen und „wieder nicht geschafft“ suhle, verbrate ich unnötig meine Lebensenergie.

Ich habe mir mittlerweile angewöhnt, Vergangenem nicht mehr länger nachzutrauern und entschlossen nachsichtig mit mir umzugehen. Ich weiß, ich gebe mein Bestes und wenn ich am Weg irgendwo eine Blockade habe, dann nimm ich mir die Zeit, diese genauer und liebevoll unter die Lupe zu nehmen. Blockaden auflösen, macht nämlich viel mehr Sinn, als unter Druck mit 1.001 Widerständen weiter zu ackern. Beim Blockaden auflösen, stellst du nämlich sicher, dass das gleiche Hindernis beim nächsten mal nicht nochmal auftaucht und optimierst deine Arbeitsweise langfristig! Ja, manchmal brauche ich dann beim ersten mal etwas länger, aber der Umweg lohnt sich allemal. Heute mache ich mich frohen Gemüts an meine Aufgaben und stoße immer seltener auf Widerstände und Hindernisse. Eigentlich bin ich mittlerweile eine Rakete, wenn es um Produktivität geht 🙂 Diejenigen, die mich kennen, hätten so einen Wandel nie vermutet.

3. Noch mehr in weniger Zeit?

Auch das ist eine Falle, die wir über die letzten Jahrzehnte immer mehr und mehr kultiviert haben. Wenn du die Idee hast, dass du mit gesteigerter Produktivität, noch mehr in weniger Zeit schaffen möchtest, dann mach dich bereit für ein ziemlich stressiges Leben. Denn der Anspruch lässt sich unendlich steigern, wenn du das Spiel mitspielst. Der Trick stattdessen ist nicht, mehr in weniger Zeit zu schaffen, sondern weniger (unwichtige) Dinge zu tun. Lass die Dinge, die du nicht magst, kannst oder brauchst, los. Kannst du etwas auslagern, z.B. deine Steuern, Webdesign, oder kannst du „Nebengeräusche“, die dich schon lange nerven reduzieren oder abstellen? Damit meine ich z.B. einen unliebsamen Job reduzieren auf Teilzeit, Projekte, die du nur noch widerwillig machst, einzustellen, Aufgaben, die nicht deinen Stärken entsprechen, an jemanden abzugeben, dem sie leicht fallen? Das erfordert Mut. Mut zur Lücke, wie man so schön sagt.

Ein Business nebenbei aufzubauen kann ganz schön anstrengend sein und oft funktioniert die Kombination Brotjob in Teilzeit & Business-Aufbau sehr gut. Ich für meinen Teil, schnalle da den Gürtel gern ein bisschen enger, anstatt „alles und noch mehr“ machen zu wollen. Und manchmal muss man eben auch realistisch mit seiner Zeit & Energie sein. In Wochen wo ich z.B. Seminare halte, schaue ich darauf, dass ich mir sonst so gut wie nichts mehr vornehme. Ich bin nach 8 Stunden vollster Aufmerksamkeit auf meine Teilnehmer, einfach k.o.

4. Es ist ok 2, 3, mehrere Projekte gleichzeitig zu haben

Eine weitere Falle, vor allem für Scanner-Persönlichkeiten und Multipotentialites mit vielen Interessen und Talenten, ist die Denkweise, dass ich mich auf EINES konzentrieren muss, um erfolgreich zu sein. Es ist ok, an mehreren Projekten gleichzeitig zu arbeiten, solange die Produktivität nicht darunter leidet. Ich beispielsweise schreibe gerade an 2 Artikeln, 1 Ebook, nehme Videos für 1 Online Kurs auf und bereite mehrere Video-Interviews vor. Das wichtigste ist nur, dass ich Projekte, an denen ich gerade nicht arbeite, „energiesparend“ ablege. Dazu hab ich im Video bezüglich „Zyklen“ schon einiges erzählt.

Schau darauf, dass du dir das Umfeld schaffst und ein System zurecht legst, wo das möglich ist. Barbara Sher beispielsweise empfiehlt ein Projektbuch zu führen. Hab das Projektbuch immer griffbereit dabei und jedes mal, wenn du eine Idee hast, schreibst du sie dir sofort in dein Buch zum passenden Projekt dazu. Du kannst ruhig träumen, entwickeln und strategisieren. Wenn du später daran weiter arbeiten möchtest, dann kannst du jederzeit zur Idee zurückkehren. Und wenn nicht, musst du dir im Hinterkopf nicht ständig Sorgen machen, deine besten Ideen zu versäumen, denn sie sind ja sicher verstaut und festgehalten. Mehrere Projekte sind möglich, es verlangt nur ein gutes Zyklen-Management.

5. Es ist ok, wenn Dinge länger dauern

Die super pünktlichen unter euch, werden spätestens jetzt den Kopf schütteln 🙂 Ich muss zugeben, Deadlines sind nicht meine Stärke. Glücklicherweise bin ich in der Lage, meinen Tagesablauf frei zu gestalten und da ich weiß, dass Termine nicht mein Ding sind, mache ich so gut wie keine mehr. Manchmal finde ich es einfach schwierig einzuschätzen, wie lange etwas dauern wird. Also z.B. „Die Coaching-Vorbereitung dauert bestimmt nur 1 Stunde, der Artikel ist sicher in nur 2 Std. fertig und morgen Nachmittag weiß ich, was mein nächstes digitales Produkt sein wird“ usw. Klappt natürlich in den seltensten Fällen und dann war ich immer enttäuscht von mir. Bis ich drauf gekommen bin, dass es unterschiedliche Abläufe gibt in unserem Leben.

Das eine ist ein Entwicklungsprozess, z.B. ein Produkt entwickeln, seine Berufung finden usw. Und das andere ist eine Umsetzung.

Für einen Entwicklungsprozess muss man sich Zeit und Raum schaffen, da gibt es keine Deadline und das gehört einfach nicht auf eine ToDo-Liste. Würde ja auch keinen Sinn machen, wenn da steht „Heute: Berufung finden“, aber das hab ich früher so gemacht und erzwingen versucht. Da macht es doch viel mehr Sinn, wenn man sich beispielsweise längere Zeiträume zur „Verfügung“ stellt und sich den Raum abseits vom Alltag gibt, also z.B. Sa Vormittag, im Park, am Berg, Decke auf der Blumenwiese oder ähnliches. Eine Umsetzung hingegen kann sehrwohl auf der ToDo-Liste stehen und ist eine ganz konkrete Maßnahme, z.B. Steuererklärung machen.

Wer das eine mit dem anderen verwechselt, darf sich nicht wundern, wenn etwas, dass erst entstehen bzw. sich entwicklen muss, doch 3 und 4 mal so lange dauert und Kreativität oder Entwicklung eben nicht auf Knopfdruck funktionieren.

6. Wenn gerade nichts mehr geht, hör auf!

Kennst du das Phänomen: da quält man sich stundenlang mit etwas, bis eigentlich gar nichts mehr geht und lässt es dann frustriert um Mitternacht liegen – am nächsten morgen setzt man sich hin und hat das Problem in einer halben Stunde gelöst? Warum also nicht gleich Abstand nehmen und mit einem frischen Auge zu einer anderen Zeit nochmals anpacken. Nicht umsonst entstehen die besten Ideen am WC, in der Dusche, beim Gassi gehen mit dem Hund... Wenn du abschaltest, können die Ideen entspannt fließen.

7. Das Geheimnis heißt Energie

Eigentlich geht es beim Zeitmanagement gar nicht so sehr um Zeit, sondern es geht immer um deine Energie, also deinen Zustand. Eine Aufgabe kann unendlich schwer sein, wenn du Spaß und Freude daran hast, weil dir das Thema zusagt oder du eine tiefere, innere Motivation hast, dann wirst du auch nach 1 Stunde Varianzen berechnen, oder 500 Kontobewegungen durchsuchen, immer noch mit einem Lächeln weiter machen, als wäre nichts gewesen. Jemand dem das Thema nicht liegt, mit Mathe, Varianzen oder Buchhaltung nichts anfangen kann, der wird nach 10min schon platt am Boden liegen und dafür doppelt und dreifach so lange benötigen.

Das ist der gleiche Grund warum du kleine Babys mit links beruhigen kannst, wenn du selber gerade ruhig und ausgeglichen bist und wenn du aufgekratzt und verzweifelt bist, macht das Baby gleich mit und steigert sich gefühlt exponentiell. Vielleicht schreit es beide male auch insgesamt nur 5min, aber der zweite Zustand wird dir viel schlimmer und länger vorkommen, und dich unendlich mehr Energie kosten.

Daher ist für mich der wichtigste Faktor von Produktivität, dass ich mich selbst in einem Zustand guter Energie befinde und alles geht leichter und schneller von der Hand! Ich lass dann schon mal den Bleistift fallen und geh schlafen. Das unnötige Biegen und Brechen überlasse ich den anderen, die ihre Grenzen (noch) nicht wahrnehmen können.

Hier noch ein kleines Geschenk

Das waren jetzt die wichtigsten Denkfallen, die unserem Zeitmanagement, aber auch unserer Kreativität und Produktivität oftmals im Wege stehen. Vielleicht war der Artikel ein bisschen anders als du erwartet hast... Konventionelles Zeitmanagement funktioniert bei mir einfach nicht, also suche ich nach anderen Wegen. Wenn auch du Ideen hast oder Erfahrungen, was für eher ungewöhnliche Ansätze bei dir funktionieren, dann teile sie doch mit uns in den Kommentaren.

Dafür habe ich jetzt auch noch die 7 besten Tricks zusammengetragen, die mir dabei geholfen haben von unorganisiert/chaotisch zu flexibel und super produktiv zu mutieren. Natürlich hat das auch damit zu tun, dass ich liebe was ich tue, aber diese 7 Prinzipien haben mir den Weg dorthin geebnet.

Und weil das hier den Rahmen sprengen würde, kannst du dir diese unglaublich einfachen Prinzipien jetzt kostenlos herunterladen (und z.B. am Schreibtisch aufhängen).

Viel Vergnügen mit den 7 Power Prinzipien für mehr Produktivität & Energie!